Você conhece a teoria dos pratos giratórios? Você lembra do equilibrista de pratos dos circos?
Primeiro ele gira um prato equilibrando-o em uma vara; depois um segundo prato, um terceiro, e muitos outros vão se seguindo.
Quando os primeiros vão parando de girar e vão cair, o público grita. O equilibrista corre e dá o impulso necessário com a vara para continuar o movimento.
Há muitos anos atrás li este pequeno texto que me fez pensar muito a respeito do que as empresas fazem com seus arquivos…
Em sua grande maioria passam meses, anos até, tentando equilibrar os documentos (“pratos”) dentro de gavetas, diversas pastas ou caixas até deixarem de tal forma em seu acervo que se torna difícil encontrar aquilo que procuram. Isso poderia ser evitado com a organização.
A falta da prática de organização pode gerar um grande prejuízo por não se conseguir comprovar, através dos documentos, as medidas tomadas por sua empresa, os pagamentos realizados a tempo, ou os que ainda estão por serem liquidados.
Esse seria o grito da plateia, ansiosa por manter o movimento tranquilo dos pratos!
Antes que isso aconteça é necessário parar para analisar os “pratos”. Alguns são mais pesados, outros são de vidro e merecem cuidado, e ainda há os de cristal, que deveriam ser guardados por mais tempo e mais bem embalados…
Uma boa parte desses “pratos”, que já não são mais necessários para atender às especificações das leis, podem até cair e quebrar-se, mas devem ser direcionados para expurgo correto de modo a cumprir a responsabilidade ambiental e social da empresa.
É simples! Basta conhecer as regras, os ritmos e as dificuldades da organização de arquivos. Se esta não é a sua especialidade, nós temos a solução.
Texto escrito por Joselma Abrantes