Avaliação e Análise
Avaliação da organização documental originalmente adotada e análise em conjunto com os colaboradores, objetivando a compreensão global do seu manejo e a consequente padronização da guarda dos documentos.
Criação de uma Tabela de Temporalidade da Documentação – TTD, específica para a Empresa, que permitirá destacar os documentos passíveis de descarte, de acordo com as leis vigentes.
Elaboração de uma Planilha de Guarda de Documentos – PGD, que fará parte do Manual de Procedimentos do Arquivo da Empresa, especificando todos os documentos em uso, com as orientações sobre o trato com a documentação.
Expurgo e Reciclagem
Para que o expurgo dos documentos vencidos ou prescritos seja realizado, é feito o registro em uma Ata, que será avaliada e assinada pelo responsável de cada setor, autorizando o descarte. A fragmentação dos documentos – segurança e sigilo – e encaminhamento para reciclagem apropriada são itens que compõem a política de Responsabilidade Social da Empresa.
Planejamento e Indexação
Planejamento da organização do acervo nos espaços físicos disponíveis e indexação da relação documental em planilhas digitais de fácil acesso.
Treinamento
Durante o processo de trabalho é realizado o treinamento de um colaborador especialmente destinado a participar e dar continuidade à organização e manutenção do acervo. Tal pessoa será a responsável pelo acesso à documentação, e estará apto a dar seguimento à indexação dos documentos que ficarão sob sua responsabilidade.
Manutenção
Qualquer dúvida que surja em relação ao trabalho desenvolvido poderá ser esclarecida a qualquer tempo. A JJ Abrantes se coloca à disposição para visitar a Empresa, na periodicidade que se fizer necessária, para novas análises e providências.
Organização de Arquivos
Analisamos toda a estrutura de arquivos de sua Empresa: o acervo físico, sua interconexão e interdependência com cada setor da organização e a temporalidade da documentação. Desta forma, saberemos como organizar os documentos da melhor maneira.
Otimização de Espaços
Esse é um dos benefícios da Organização dos Arquivos: a melhor destinação e uso dos espaços físicos disponíveis, independente do tamanho de sua Empresa, preparando os ambientes para o crescimento e desenvolvimento organizacional.
Cursos e Treinamentos
Treinamos o colaborador que ficará responsável pela manutenção da organização do acervo, preparando-o para exercer a função com excelência. Além disso, disponibilizamos cursos e treinamentos ligados à organização pessoal e profissional para os colaboradores, visando conectar toda a estrutura da Empresa com o processo de organização.